استفاده از نرم‌افزارهایی که فعالیت های روتین را انجام میدهند، همواره در سازمانها به سبب آن که منجر به تعدیل نیرو میشدند، با مقاومت هایی از جانب نیروی انسانی روبه رو بوده اند. عموماً دیدگاهی که نسبت به قابلیت های یک نرم افزار وجود دارد نیز محدود به انجام همین شکل از فعالیتهاست که به خودکار شدن کمک میکند؛ این دیدگاه اما تغییر کرده و سیستمهایی پیچیده توسعه یافته اند که نه تنها هدف آنها انجام فعالیت های روتین نیست، بلکه اصولاً به سبب محدودیت های شناختی انسان و وظایفی که انجام آنها خارج از توان انسانی است ایجاد شده اند. سیستم‌های پشتیبانی از تصمیم DSS و سیستم برنامه ریزی منابع سازمان ERP از این دست هستند که حاصل پیچیده شدن نیازهای کسب وکار به سبب تغییرات رویکردهای مدیریتی بوده اند.

رویکردی که پیشتر در مدیریت منابع محدود برای رسیدن به اهداف سازمان وجود داشت، ایجاد ساختاری کارکردمحور بود. به این ترتیب حیطه های کارکردی مستقلی چون تولید، بازاریابی و فروش، توزیع، مالی، حسابداری، منابع انسانی و … تعریف میشدند و هر یک در چارچوب تعریف شده فعالیت هایی را انجام میدادند و تقریباً جریان اطلاعاتی کارآمدی میان این حیطه ها وجود نداشت. در بهترین حالت – و در صورت کوچک بودن اندازه سازمان- تنها این امکان وجود داشت که مدیر ارشد جهت گیری فعالیت های مذکور را تعریف کند و به این ترتیب یک هماهنگی نسبی (اما با محدودیت‌های توان ذهنی انسان) میان این حیطه های کارکردی ایجاد می‌شد.

با پیچیده شدن محیط کسب وکار و نیز بزرگتر شدن سازمان‌ها، در عمل دیگر امکان ایجاد هماهنگی از جانب یک نفر در سازمان وجود ندارد، ضمن اینکه سرعت تغییرات فضای کسب و کار نیز به نحوی است که رویکرد پیشین قادر به پاسخگویی نیازهای سازمان نیست. تمام این عوامل به عنوان پایه شکلگیری رویکردی فرایندمحور و جایگزینی آن با حیطه های مستقل کارکردی قرار میگیرد؛ به این معنا که کالا یا خدمت به صورت خروجی فرایندی تعریف میشود که حاصل همکاری میان تعدادی از حیطه های کارکردی سازمان است که جریان اطلاعاتی کاملی داشته و به این ترتیب قادرند بهرهوری را تا حدود زیادی افزایش دهند.

ابزاری که به تناسب تغییر رویکرد حاصل و در نتیجه آن نیاز به یکپارچگی فرایندها و تسهیل جریان اطلاعاتی برای کمک به کسب وکارها طراحی شد، نرم افزار ERP یا برنامه ریزی منابع سازمان است. روند توسعه نرم افزارهای برنامه ریزی سازمانی از BOM یا پردازنده های فهرست مواد و MRP و MRP II برای پوشش دادن منابع تولید آغاز شده و در نهایت به ERP رسیده است. ظهور ERP با مطرح کردن تمام منابع سازمان (و نه فقط منابع تولید)، فراتر از محدودیتهای نرم افزارهای ابتدایی برنامه ریزی سازمانی رفته، حدود گسترده تری از فعالیت های سازمان را پوشش میدهد و با استفاده از سیستمهای نرم افزاری، یکپارچگی در سطوح داده و فرآیند را در زیرسیستمها ایجاد میکند. همچنین این سیستم مبتنی بر بهروشهایی (Best Practice) میباشد که مطلوبیت به کارگیری آنها اثبات شده و به بهبود وضعیت فرایندی سازمان کمک میکند.

مفاهیم سیستم های برنامه ریزی منابع سازمان ERP همچنان در حال توسعه و بهبود هستند. منابع سازمانی که وظیفه برنامه ریزی آن بر عهده این سیستم قرار داده شده، با تغییر مرزهای کسب وکار فراتر از حیطه های عملکردی و فیزیکی سازمان گسترده شده اند. از این رو به تناسب درک ایجاد شده مسائلی چون مدیریت ارتباط با مشتری و ارتباط با تأمین کنندگان (که هر دو مسائلی مربوط به عواملی در خارج از سازمان هستند) نیز به عنوان جزئی از سیستمERP مطرح میشوند و در نتیجه زیرسیستم هایی مانند CRM و SCM برای یکپارچگی هر چه بیشتر به سیستم اضافه شده اند.

سازمان‌ها به تناسب نیازهایی که دارند می‌توانند از این نرم‌افزارها با دسته‌ای از زیرسیستم‌ها به صورت شخصی‌‌شده استفاده کنند. نکته قابل تأمل آن است که برای کسب بیشترین بهره از داشتن سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمان و موفقیت در پیاده‌سازی آن می‌بایست ابتدا انتظارات خود را از داشتن این سیستم به دقت مشخص کنید که در مطالب بعدی به شرح دقیقتر این مسئله خواهیم پرداخت.

عضویت در گروهlinkedIn وبلاگ مهندسان

عضویت در گروه Yahoo! وبلاگ مهندسان

عضویت در گروه فیس بوک وبلاگ مهندسان