خلاصه عبارات seiri ( سازماندهی ), seition ( نظم و ترتیب ), Shitsuke (انضباط), Seiso (پاكیزه سازی) و Seiketus (استانداردسازی) می باشد. 5s نظامی است كه در ژاپن بصورت نهادینه مورد استفاده قرار گرفته و نتایج بسیار خوبی را برای واحدهای صنعتی و خدماتی به ارمغان آورده است. نتایجی كه معمولاً با استفاده از این روش حاصل می گردد را می توان به اختصار به پیشگیری از حوادث , كاهش وقفه كاری , كنترل عملیات تولید و افزایش بهره وری در محیط كار عنوان نمود. بطور كلی هدف نهایی 5s پیشگیری از اتلاف است.

علیرغم اینكه سیستم 5s به ظاهر خیلی ساده و قابل فهم است و انجام آن اصول نیز خیلی ساده به نظر می آید ولی عموماً سازمانها و واحدها برای پیاده كردن آن در عمل با مشكلات فراوان روبرو هستند. دلیل این امر را باید در ظاهر ساده آن جستجو كرد. در واقع تحقق5s از آن رو دشوار است كه مدیران و پرسنل اجرایی از اهداف و ماموریتهای آن بصورت صحیح اطلاع كاملی ندارند. بنابراین اجرای نظام 5s و تدارك بستر مناسب برای انجام آن تا زمانی كه اصول آن به خوبی شناخته نشده كاری بسیار دشوار است. به همین خاطر به منظور آشنایی مختصر مدیران با این روش هر یك از این اصول به اختصار معرفی می گردند.

1) سازماندهی ( Seiri )
سازماندهی در عام ترین مفهوم آن عبارت است از نظم دادن به كلیه اجزای یك سازمان جهت نیل به اهداف. از دیدگاه 5 S سازماندهی به معنای تشخیص ضرور از غیر ضرور , اتخاذ تصمیمات قاطع و اعمال مدیریت اولویتها برای رهایی از غیر ضروریهاست. نمونه هایی از اجرای این S را می توان بصورت زیر فهرست نمود:

• دور ریختن اشیایی كه به آنها نیاز ندارید ( جمع آوری و بایگانی مناسب روزنامه ها و صورتجلسات ... ).
• رفع عیوب و خرابیها ( تعمیر ملزومات اداری , تجهیزات فنی و خودروهای مورد استفاده... ).
• مبارزه با علل آلودگیها ( استفاده از دستگاههای تهویه مطبوع , ممنوع كردن كشیدن سیگار در محل كار , حمل و نقل مناسب غذا , استفاده بهداشتی از ذخیره آب... ).
• بازبینی پوششها و محفظه ها به منظور پیشگیری از علل آلودگی ( بسته بندی مناسب قطعات در انبار , استفاده از درزگیر در پنجره ها و درپوش برای فاضلابها... ).
• تمیز كردن محل كار ( شستشوی مرتب با مواد ضدعفونی كننده , نظافت در انبار , جمع آوری روغنهای مستعمل... ).
• جلوگیری از آلودگیهای كف سالنها (شستشوی منظم سالن تعمیرگاه , مشبك نمودن جایگاههایی كه آلوده كننده هستند مثل تعویض روغنی و نقاشی... ).
• حذف آلودگیهای گرد و غبار ( استفاده از تهویه مطلوب در انبار و سالن تعمیرگاهها , استغاده از فیلترهای صافی هوا... ).
• سازماندهی انبارها ( استفاده از سیستمهای نوین انبارداری... ).

2) نظم و ترتیب ( Seito )
نظم و ترتیب به معنی قرار دادن اشیاء در مكانهای مناسب و مرتب به نحوی كه بتوان از آنها به بهترین وجه استفاده كرد. نظم و ترتیب راهی است برای یافتن و بكار بردن اشیای مورد نیاز , بدون انجام جستجوهای بیهوده. هنگامی كه هر چیز با توجه به كاركرد و در نظر گرفتن كیفیت و ایمنی كار , در جای مناسب و مشخص قرار داشته باشد , محل كار همواره منظم و مرتب خواهد بود. بدین منظور باید همه وسایل مورد نیاز را دقیقاً شناسایی كرده و كاركرد هر یك از آنها را نیز مشخص نماییم. نمونه هایی از اجرای این S را می توان بصورت زیر فهرست نمود:
• اشیایی را كه غالباً استفاده می كنیم , در محل كار قرارداده یا با خود حمل كنیم. ( نصب ابزار آلات بر روی بوردهای مخصوص در تعمیرگاهها , تجهیز میزهای افراد به ملزومات اداری... )
• اشیایی را كه به ندرت استفاده می كنیم , در جایی دور از دسترس قرار دهیم. (استفاده از سیستم بایگانی مناسب به طوری كه سوابق كاری سالهای گذشته در جاهای دورتری قرار گیرد... )
• اشیایی را كه استفاده نمی كنیم دور بریزیم( دور ریختن برگهای زائد... ).
• استقرار هر چیز در جای مشخص و مخصوص به خود ( استفاده از فایلها و قرار دادن ملزومات اداری در جای خود , استقرار ابزار آلات و تجهیزات در جای مناسب در تعمیرگاهها پس از استفاده... ).
• آوردن و بازگرداندن هر چیز در حداقل زمان ( یافتن سوابق از بایگانی , سهولت دسترسی به ابزار در تعمیرگاه... ).
• علامت گذاری محدوده ها و محل استقرار اشیاء ( نشانه ها و علائم مربوط به تعمیرات در سالن تعمیرگاهها , مشخص شدن محل استقرار خودروهای شركت ).
• نظم و ترتیب در تابلوی اعلانات ( نصب پلاكاردهای تبلیغاتی شركت در جاهای مناسب... ).
• طراحی اعلانات به نحوی كه خواندن آنها آسان باشد ( استقرار مناسب مانند در معرض دید بودن , طراحی زیبا و خوانا بودن... ).
• استقرار كاركردی مواد , قطعات در قفسه ها و نظم بخشی به ابزارها و تجهیزات.
( جدا نمودن قطعات معیوب از بقیه در انبارها , چیدن قطعاتها در پالتهای انبار مطابق با اصول انبارداری , استفاده از سیستم fifo )

3) پاكیزه سازی ( Seiso )
در دیدگاه 5S پاكیزه سازی عبارت از دور ریختن زوائد و پاكیزه كردن اشیاء از آلودگیها و مواد خارجی است. به عبارت دیگر پاكیزه سازی نوعی بازرسی است بازبینی و پاكیزگی محیط كار برای حذف آلودگی مورد تاكید در این بخش از نظام 5S قرار دارد. برخی از لوازم , تجهییزات و مكانها , لزوماً باید بسیار پاكیزه و عاری از هر نوع آلودگی نگهداری شوند , بنابراین لازم است كه آنها را دقیقاً شناسایی نموده و بر این باور بود كه پاكیزه سازی تنها تمیز كردن محل كار و لوازم موجود در آن نیست , بلكه پاكیزه سازی امكان انجام بازرسی و بازبینی را نیز بایستی فراهم آورد. نمونه هایی از اجرای این S را می توان بصورت زیر فهرست نمود:
• آسان سازی و پاكیزه سازی و بازبینی ( بازرسی و بازدید مدیریتها از مجموعه تحت پوشش خود ...).
• مسئولیتهای تمامی افراد برای پاكیزگی محل كار ( حفظ نظافت و پاكیزگی محیط كار هر یك از پرسنل ...).
• انجام بازبینی و پاكیزه سازی مستمر جهت رفع مشكلات جزئی
• پاكیزه كردن محلهایی كه از چشم افراد به دور است ( زیر میزها , گوشه های اتاق , زیر ملزومات اداری و تجهیزات فنی ...).
• فعالیتهای لازم توام با مسابقاتی برای تمیز كردن هر چه بهتر ( در نظر گرفتن یك معیار در ارزیابی نمایندگیها و تعیین واحد نمونه در شركت و اختصاص یكی از پارامترهای ارزیابی ماهیانه پرسنل به امر پاكیزگی محل كار... ).

4) استانداردسازی ( Seiketus )
استانداردسازی عبارت است از كنترل و اصلاح دائمی , سازماندهی , نظم , ترتیب و پاكیزگی. تاكید اصلی در استانداردسازی متوجه مدیریت است كه با استفاده از چك لیستهای مناسب و استاندارد كردن مقررات با استفاده از نوآوری و خلاقیت , محیط كار را به نحوی استاندارد و كنترل نماید كه همواره همه عوامل با سرعت و دقت لازم مورد استفاده قرار گیرند. نمونه هایی از اجرای این S را می توان بصورت زیر فهرست نمود:
• استفاده از علائم و نشانه ها ( در سالن تعمیرگاهها , انبار و دفاتر اداری... ).
• علامتگذاری محدوده های خطر و یا مراقبت خاص ( در انبار مواد شیمیایی , تجهیزات با فشار كاركرد با لا... ).
• علائم نشاندهنده جهت و راهنما ( جهت حركت خودروها در تعمیرگاه و استفاده از تابلوی راهنمای واحدهای طبقات در معابر ورودی ساختمانها... ).
• برچسبهای نشاندهنده قطعات اصلی ( استفاده از برچسبهای ویژه شركت از قبیل هولوگرام , باركد و ... ).
• رنگهای هشدار دهنده.
• علایم مربوط به تجهیزات خاموش كننده (علائم مربوط به زنگ خطر و و.سایل ایمنی و راهنمای از سیستم اطفای حریق ... ).
• تمهیدات پیشگیری از خطا و اشتباه ( آموزش پرسنل در خصوص بروز خطر , تدوین دستورالعملهای كاری برای استفاده از ابزار آلات و تجهیزات ویژه .. ).
• برچسب مواد حساس.
• برچسبهای نشاندهنده میزان دقت ابزار ( نصب میزان دقت تجهیزات و تاریخ اعتبار و كنترل برای آنها ... ).
• استقرار اشیاء به نحوی كه بتوان از آنها سریعاً استفاده نمود و آنها را كنترل كرد.

5) انضباط ( Shitsuke )
انضباط عبارت است از آموزش عادات و توانایی هایی جهت انجام یك وظیفه خاص. نكته اصلی در اینجا ایجاد عادات درست به جای عادات نادرست است. این كار را باید از طریق آموزش شیوه های درست انجام كار به افراد و تمرین دادن آنان در این زمینه , آغاز نمود. همچنین این تمرینها از طریق وضع مقررات و پیروی جدی از آنها تحقق می پذیرد. به عبارت دیگر انضباط فرآیندی , تكرار و تمرین انجام یك كار است. مثلاً كاملاً ضروری است كه رعایت مقررات ایمنی برای افراد به صورت یك عادت درست درآید و به این نكته تاكید شود كه : انضباط اصلی جدایی ناپذیر از ایمنی صنعتی است. نمونه هایی از اجرای این S را می توان بصورت زیر فهرست نمود:
• تمرین نظم و ترتیب ( آموزش , نظارت مستمر , ارزیابی و پاداش به پرسنل جهت نظم و انضباط ... ).
• تمرین وقت شناسی ( آموزش , استفاده بهینه از زمان , بخصوص در بخش تعمیرات در سالنها و برقراری جلسات